Neste segundo artigo da série Trabalho: Futuro Presente, conteúdo extraído do nosso e-book “Trabalho Remoto com Performance“, falamos sobre os principais acordos, rotinas e ferramentas que podem ser implementados para facilitar o trabalho remoto, aprimorar a comunicação entre os times e aumentar a performance dos colaboradores.
Acordos, rotinas e ferramentas
Para um trabalho remoto eficiente é necessário o uso de ferramentas tecnológicas e a construção de acordos e rotinas que muitas equipes não estão habituadas. Embora a prática ainda não tenha se tornado massiva, a boa notícia é que seus riscos podem ser mitigados e o trabalho remoto pode ser desenvolvido como competência de equipe a partir de exercícios.
A autonomia dada pelo trabalho remoto não é pura liberdade. Para funcionar, depende de acordos e rotinas com regras claras.
Um dos acordos fundamentais é sobre a quantidade de checkpoints, os pontos de contato entre colaboradores de um time. Uma reação comum na transição para o trabalho remoto é querer verificar o tempo todo o que os outros estão fazendo, especialmente em circunstâncias como as de hoje, em que a nova rotina não foi planejada.
Conforme seu time e sua organização avançarem à estágios de maior maturidade com o trabalho remoto, a confiança e a fluidez na troca de tarefas virão naturalmente. Enquanto isso, você pode seguir algumas dicas:
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Escolha um horário no início e no fim do dia para alinhar com o seu time. Tente marcar as reuniões de checkpoint sempre no mesmo horário para facilitar a pontualidade. Você pode seguir as regras de horário que já praticava no escritório (horário de entrada e saída) ou aproveitar para testar também rotinas de trabalho flexível.
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Escolha uma única plataforma de videoconferência para manter a comunicação e tenha certeza de que todos conseguem acessá-la livremente. As ferramentas de videoconferência agregam mais entendimento a partir de tom de voz e expressão facial, além de estimularem nossa atenção plena durante as conversas. Por isso, devem ser utilizadas sempre que possível, e com o recurso de câmera ligado.O whatsapp e outros messengers rápidos podem ser bons para tirar dúvidas rápidas, porém devem ser evitados para alinhamentos, cocriações e trocas de idéia em geral.
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Escolha alguém presente nas videoconferências para registrar o que está sendo dito e enviar a documentação da conversa por email, não apenas para os participantes, mas também para outros envolvidos indiretamente para que se mantenham informados. Assim, você evita ter que marcar mais reuniões de onboarding caso precise acionar alguém que não esteve presente. Algumas ferramentas possuem ainda o recurso de gravar a reunião, o que facilita a passagem de informação entre todos.
Pilares da gestão do trabalho remoto
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Transparência – foco em entregas e objetivos compartilhados
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Priorização de atividades
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Métricas e Kpi’s
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Confiança
Para nortear uma operação remota, o principal aspecto a ser observado é a confiança. Estamos acostumados a acompanhar a evolução de projetos e tarefas a partir do gerenciamento presencial e cotidiano das equipes.
Em um contexto de trabalho remoto, se faz necessário que gestores e colaboradores confiem que, embora não estejam na mesma sala, o trabalho está sendo feito. Para isso, são necessários acordos sobre fluxo de comunicação periódicas, entregas com briefing bem estruturados e visibilidade do que está sendo feito.
Visibilidade e transparência estão também entre aspectos fundamentais para o trabalho remoto. É essencial que um gestor tenha visibilidade das tarefas que estão sendo executadas e tenha a transparência dos avanços diários de sua equipe.
Dessa maneira, é possível priorizar tarefas e seguir cronogramas. Com o tempo, ganhamos maior precisão ao metrificar a duração de cada tarefa e somos mais capazes de fazer planejamentos factíveis.
Por fim, é importante que cada tarefa ou entrega tenha métricas claras de conclusão na gestão do trabalho remoto. Quando conseguimos mensurar objetivamente se uma tarefa foi feita, no final do dia temos clareza sobre como avançamos e se há necessidade de revisão.
